Política SAGRILAFT

SEPHUM SAS (en adelante "Sephum"), con domicilio en Cali, Colombia, establece mediante el presente documento las políticas y procedimientos de su Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM), con el fin de prevenir que Sephum pueda ser utilizada como medio o instrumento para actividades ilícitas.

Esta política se adopta en cumplimiento de las disposiciones aplicables a las empresas del sector real en Colombia, incluyendo el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades y las demás normas que la modifiquen, complementen o sustituyan.

1. Alcance

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, directivos, accionistas, clientes, proveedores, contratistas y aliados de Sephum. Aplica a todas las operaciones que se realicen a través de la plataforma, incluyendo:

• Facilitación de operaciones cambiarias.
• Gestión de pagos, transferencias y dispersión de recursos.
• Validación de identidad y consulta de antecedentes.
• Firma electrónica de documentos.
• Cualquier otra operación que implique movimiento, instrucción o facilitación de recursos a través del ecosistema de Sephum.

2. Identificación del riesgo

El riesgo de LA/FT/FPADM es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir Sephum por su propensión a ser utilizada, directamente o a través de sus operaciones, como instrumento para el lavado de activos, la canalización de recursos hacia actividades terroristas o el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

Sephum ha identificado que el riesgo proviene de:

• Las operaciones realizadas por sus clientes a través de la plataforma.
• Los proveedores y aliados que integran su ecosistema tecnológico.
• Sus empleados, directivos y accionistas.

3. Debida diligencia y conocimiento del cliente

Sephum aplica un modelo de debida diligencia escalonado, proporcional al nivel de riesgo de cada operación:

3.1. Vigencia de la consulta de antecedentes

Toda consulta de antecedentes realizada a través de la plataforma tiene una vigencia de seis (6) meses. Si al momento de instruir una operación transaccional (transferencia, dispersión u operación cambiaria) han transcurrido más de seis meses desde la última consulta de antecedentes de la persona involucrada, el sistema exigirá una nueva consulta antes de procesar la operación.

3.2. Registro y conservación de consultas

Cada consulta de antecedentes queda almacenada en el sistema con fecha, hora, resultado y la identificación de la persona consultada. Estos registros se conservan por un periodo mínimo de cinco (5) años contados desde la terminación de la relación comercial, conforme a la Circular Externa 055 de 2016 de la Superintendencia Financiera y los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Esta trazabilidad permite a Sephum demostrar que, al momento de procesar cualquier operación, la persona involucrada no figuraba en listas restrictivas según la consulta vigente en ese momento.

3.3. Validación de identidad

La validación de identidad se realiza a través de integraciones tecnológicas con proveedores autorizados por la Registraduría Nacional del Estado Civil, mediante verificación biométrica (fotografía del documento de identidad y del rostro de la persona).

3.4. Consulta de antecedentes

La consulta de antecedentes incluye la verificación en:

• Listas restrictivas nacionales e internacionales (OFAC, ONU, Unión Europea, entre otras).
• Listas de Personas Expuestas Políticamente (PEP).
• Bases de datos de antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios.
• Otras fuentes oficiales disponibles a través del ecosistema de integraciones de Sephum.

3.5. Conocimiento de proveedores y aliados

Sephum aplica procedimientos de debida diligencia a los proveedores que integran su ecosistema tecnológico, verificando que cuenten con las licencias, autorizaciones y registros exigidos por la legislación colombiana, y que dispongan de sus propias políticas de prevención de LA/FT/FPADM.

3.6. Conocimiento de empleados

Sephum verifica los antecedentes de todos sus empleados antes de su contratación y realiza actualizaciones periódicas conforme a esta política.

4. Medidas de control

Con el fin de mitigar el riesgo de LA/FT/FPADM, Sephum adopta las siguientes medidas de obligatorio cumplimiento:

• Sephum no establecerá vínculos con personas naturales, jurídicas o cualquier otro tercero que se encuentre reportado en listas restrictivas relacionadas con actividades de LA/FT/FPADM.
• Si durante la relación comercial se conoce que una persona vinculada está relacionada con actividades ilícitas, Sephum dará por terminada la relación de manera inmediata.
• Sephum no establecerá relaciones de negocios cuando existan dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones, la procedencia de los recursos o su destinación.
• Sephum no prestará su nombre ni su plataforma para realizar negocios o movimientos de dinero que no estén dentro de su objeto social.
• Todos los pagos que Sephum gestione se realizarán únicamente a nombre o a la cuenta del beneficiario o titular identificado.
• Sephum dejará evidencia documentada de todas las operaciones que facilite a través de su plataforma.
• La información y documentos que Sephum administre en materia de LA/FT/FPADM son de carácter confidencial.

5. Operaciones inusuales y sospechosas

Sephum considera como operación sospechosa toda operación inusual que, una vez analizada y documentada, no pueda ser explicada o justificada razonablemente. Se consideran indicios de operaciones sospechosas:

• Incrementos patrimoniales, de ingresos o de volúmenes de operaciones no justificados o fuera de los promedios del sector o actividad económica del cliente.
• Uso de números de identificación inexistentes, de personas fallecidas, suplantación de identidad o alteración de datos.
• Presentación de documentos, datos o información presuntamente falsa.
• Actuación en nombre de terceros sin justificación clara o con indicios de testaferrato.
• Realización de operaciones ficticias o simuladas, incluyendo el uso de empresas de fachada.
• Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas.
• Relación con bienes de presunto origen ilícito.
• Fraccionamiento inusual de operaciones para evadir controles o umbrales.

Una vez calificada una operación como sospechosa, Sephum realizará el reporte correspondiente a las autoridades competentes. Cuando las operaciones sospechosas sean intentadas (no ejecutadas), Sephum las rechazará de manera inmediata.

La detección, calificación y reporte de operaciones sospechosas tiene reserva legal y será manejada con estricta confidencialidad.

6. Monitoreo de operaciones

Sephum implementa mecanismos de monitoreo continuo que incluyen:

• Seguimiento de volúmenes y frecuencia de operaciones por cliente.
• Alertas automáticas ante patrones atípicos o inconsistentes con el perfil del cliente.
• Revisión periódica de clientes con mayor volumen transaccional o perfil de riesgo elevado.
• Cruce periódico de la base de clientes contra listas restrictivas actualizadas.

7. Reporte a autoridades

Cuando Sephum identifique una operación que califique como sospechosa, la reportará de manera inmediata a la entidad autorizada que opera como parte de su ecosistema de integraciones, la cual cuenta con los mecanismos formales de reporte ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) y demás autoridades competentes. Lo anterior, sin perjuicio de que Sephum pueda reportar directamente ante las autoridades cuando la ley así lo exija o cuando lo considere necesario.

Ningún empleado, directivo o colaborador de Sephum podrá informar al cliente o a terceros sobre la existencia de un reporte de operación sospechosa.

8. Canal interno de reporte

Todo empleado, directivo o colaborador de Sephum que identifique una operación inusual o sospechosa deberá reportarla de manera inmediata y confidencial al representante legal de Sephum o a la persona que este designe para la gestión del riesgo LA/FT/FPADM, a través de los canales internos establecidos para tal fin.

Sephum garantiza que no habrá represalias contra quienes realicen reportes de buena fe.

9. Capacitación

Sephum implementa programas de capacitación en materia de prevención de LA/FT/FPADM dirigidos a todos sus empleados, directivos y colaboradores. La capacitación se realizará al momento de la vinculación y se actualizará como mínimo una vez al año.

10. Responsable de la gestión del riesgo

La gestión del riesgo LA/FT/FPADM en Sephum estará a cargo del representante legal o de la persona que este designe. Sus responsabilidades incluyen:

• Velar por la correcta aplicación de esta política.
• Coordinar los procedimientos de debida diligencia.
• Recibir y analizar los reportes internos de operaciones inusuales.
• Escalar las operaciones sospechosas ante el ecosistema de integraciones o directamente ante las autoridades según corresponda.
• Coordinar los programas de capacitación.
• Proponer actualizaciones a esta política.

Cuando Sephum alcance los umbrales o condiciones que hagan obligatoria la designación formal de un Oficial de Cumplimiento conforme al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, procederá a su designación cumpliendo los requisitos legales aplicables.

11. Ecosistema de integraciones

Sephum opera a través de un ecosistema de integraciones tecnológicas con proveedores especializados, debidamente autorizados y licenciados. Los proveedores que procesan operaciones transaccionales, validan identidad o consultan antecedentes cuentan con sus propias políticas de prevención de LA/FT/FPADM.

Sephum no ejecuta directamente las operaciones cambiarias ni custodia recursos del público. No obstante, como facilitador tecnológico, asume la responsabilidad de aplicar controles de debida diligencia sobre las operaciones que se instruyen a través de su plataforma.

12. Obligaciones del cliente

Todo cliente de Sephum se compromete a:

• Proporcionar información verídica, completa y actualizada.
• No utilizar la plataforma para operaciones relacionadas con actividades ilícitas.
• Colaborar con los procedimientos de debida diligencia, incluyendo la actualización de información cuando Sephum lo solicite.
• Informar a Sephum sobre cualquier cambio significativo en su actividad económica, estructura societaria u origen de recursos.
• Aceptar que Sephum podrá rechazar, suspender o terminar la relación comercial si el cliente no cumple con los procedimientos de debida diligencia o si existen indicios de vinculación con actividades de LA/FT/FPADM.

13. Conservación de registros

Sephum conservará todos los registros relacionados con la debida diligencia, las consultas de antecedentes, las validaciones de identidad, los reportes de operaciones sospechosas y demás documentación del SAGRILAFT por un periodo mínimo de cinco (5) años contados desde la terminación de la relación comercial con cada cliente.

14. Vigencia y actualización

Esta política entra en vigencia desde su publicación. Sephum la revisará y actualizará como mínimo una vez al año, o cuando las circunstancias lo ameriten (cambios normativos, nuevos productos, nuevos riesgos identificados o eventos relevantes del mercado).

Los cambios sustanciales serán informados a través de los canales de Sephum (sitio web, portal o correo electrónico).

15. Información de contacto

Última actualización: abril de 2026